LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Consideraciones:
Que la Ley 1581 de 2012 expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales con el propósito del garantizar y preservar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos gestionados por entidades públicas y/o privadas.
Que el Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, y en concordancia con lo establecido en los literales k del Artículo 17 y f del Artículo 18 de la misma Ley, impone la obligación a toda persona natural o jurídica, pública o privada, que realice tratamiento de datos personales y/o decida sobre la información contenida en bases de datos, de elaborar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el derecho al Habeas Data y para la atención de consultas y reclamos.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los datos personales que STARSOL S.A.S. recolecta a través de los diferentes medios son tratados con las siguientes finalidades:
Garantizar a los usuarios el ejercicio pleno del derecho a transmisión de conocimientos a una persona para que esta adquiera una adecuada formación del sector solidario.
Realizar encuestas y estudios de mercado con los datos de quienes libremente participen.
Adelantar la promoción y publicidad de actividades, productos y servicios académicos que ofrece STARSOL S.A.S.
Establecer contacto con egresados para efectos de promoción y divulgación de actividades y eventos de interés institucional.
Desarrollar actividades encaminadas a propender por el bienestar de la comunidad del sector solidario y/o interesada en el sector.
Para fines estadísticos, científicos o históricos.
DEFINICIONES:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabiente: Persona natural o jurídica que adquiere el derecho de otra por cesión o transmisión mediante una figura jurídica.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Privado: aquellos que por su naturaleza intima o reservada sólo son relevantes para el titular de la misma.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Habeas Data: Derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos (Autodeterminación Informática).
Privacidad de la información: característica de la información que tiene como objetivo garantizar la reserva o no divulgación de la misma y constituye un derecho de todo individuo.
Responsable de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS:
De conformidad con lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, se establecen los siguientes derechos y condiciones de legalidad para el tratamiento de datos, los cuales deben ser cumplidos a cabalidad por STARSOL S.A.S.:
Derechos de los titulares. El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley.
3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta Ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La ·información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.
STARSOL S.A.S., al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
1. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
3. Los derechos que le asisten como titular;
Con todo, podrá suministrarse información relativa a datos personales a las siguientes personas:
l. A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
3. A los terceros autorizados por el titular o por la Ley.
DEBERES STARSOL S.A.S. COMO RESPÓNSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
STARSOL S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales, está obligada a:
l. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10.Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
11.Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
12.Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales;
13.Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Así mismo, STARSOL S.A.S. como encargado del tratamiento de datos personales, está obligado a:
l. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho a la autodeterminación informática.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos que señala la Ley.
4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley.
6.Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
11.Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
POLITICAS GENERALES:
Las políticas generales de tratamiento de datos personales de STARSOL S.A.S. se soportarán en las normas y procedimientos especiales que reglamentarán el tratamiento conforme de la información y que se encuentran contendidas en los respectivos manuales de procedimientos específicos.
Política General de Seguridad de la Información. STARSOL S.A.S. consciente de la importancia del Tratamiento transparente, correcto y adecuado que debe darse a la información, y con el propósito de salvaguardar el derecho fundamental a la autodeterminación informática, adoptará las medidas técnicas, jurídicas y administrativas necesarias, conforme a la gestión y valoración de los riesgos, para minimizar los asociados a la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos de carácter personal y así evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizados.
2. Política General de Privacidad de la Información. STARSOL S.A.S. consciente de la importancia del tratamiento transparente, correcto y adecuado que debe darse a la información personal contenida en las bases de datos que administra, y con el propósito de salvaguardar el derecho fundamental a la autodeterminación informática, garantizará la libre participación de los titulares de la información en los procesos de suministro, captación y actualización de la información, obteniendo, siempre, la autorización previa, expresa e informada para tales fines. En todo caso, STARSOL S.A.S. se abstendrá de ceder, vender o compartir los datos personales recolectados, sin la expresa autorización de sus titulares, salvo en aquellos casos en que la ley expresamente así o señale.
3. Política General de Protección de Datos personales. STARSOL S.A.S. en su doble condición de responsable y encargado del tratamiento de datos personales de empleados, contratistas, proveedores, instituciones aliadas y destinatarios de información general, adoptará las medidas y conducentes a garantizar el pleno ejercicio de los derechos relacionados con la recolección tratamiento y circulación . de datos personales. Para ello, STARSOL S.A.S. declara expresamente que el tratamiento de los datos personales se hará de conformidad con lo establecido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las normas que los complementen, adicionen y/o reformen, y siempre en armonía con las actividades propias de STARSOL S.A.S. y que faciliten el normal desarrollo del objeto social de la entidad.
5. Acciones a tomar en caso de incumplimiento de la política de tratamiento de la información. STARSOL S.A.S. consciente de la importancia del tratamiento transparente, correcto y adecuado que debe darse a la información personal contenida en las bases de datos que administra, adoptará las medidas disciplinarias, procedimientos y régimen de sanciones necesarias para garantizar el debido y adecuado cumplimiento de la política para el tratamiento de datos personales y, las normas y procedimientos internos tendientes a salvaguardar a sus titulares el ejercicio de los derechos fundamentales al Habeas Data y a la Autodeterminación Informática.
ARTÍCULO 12°: TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES:
STARSOL S.A.S. en su calidad de encargado y responsable de tratamiento de datos tiene prohibida la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios.
ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS:
STARSOL S.A.S., en relación con las consultas y reclamos referentes al tratamiento de datos personales, las atenderá por intermedio del Oficial de Protección de Datos designado por STARSOL S.A.S., a través del correo electrónico datospersonales@STARSOL.COM.CO
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, si pasado este tiempo no ha sido posible su atención, se informará al interesado los motivos y fecha en la cual se brindará respuesta, dentro de un tiempo no superior a cinco (OS) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para el registro de toda solicitud, el interesado deberá suministrar como mínimo los siguientes datos: Nombre del titular, documento de identidad del titular, teléfono de contacto, descripción de la información que requiere consultar.
Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento STARSOL S.A.S., frente a los deberes establecidos por las leyes aplicables, podrán presentar un reclamo ante STARSOL S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
Para el registro de reclamaciones, los interesados deberán suministrar como mínimo los datos: Nombre del titular, número del documento de identidad del titular, dirección, descripción de los hechos que dan lugar a la reclamación, fecha de ocurrencia del evento y soportes que desee adjuntar. Si la información solicitada se encuentra incompleta, se solicitará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo, completar la información, trascurridos dos meses desde el momento del registro del reclamo sin suministrar la información faltante, se entenderá que el interesado ha desistido del reclamo. En todo caso, el término máximo para atender el reclamo será de quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no es posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos y fecha en la cual se brindará respuesta, dentro de un tiempo no superior a los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
VIGENCIA:
STARSOL S.A.S. tratará los datos personales recolectados durante el tiempo requerido de acuerdo a las finalidades descritas en la presente política, salvo la existencia de una solicitud expresa de supresión por parte del titular.
Contacto
Jhon Montoya – 311 3183148
Clara Viena Gallego – 311 3284694